< Tillbaka till Utvecklingsblogg
Postat den 15 juni, 2017

Topp tio viktigaste tipsen mot digitalisering

1. Ledningen först. Inte bara en person, utan hela ledningsgruppen behöver intressera sig för frågorna, anamma ett öppet förhållningssätt och visa vägen.

2. Minska scopet. Istället för 31-månadersprojekt (genomsnittstid i myndighetsvärlden) behöver uppdragen brytas ner i mindre delar.

3. Öka farten. Ta hem nyttorna snabbt. Det ger kraft för vidare utveckling.

4. Bort med stuprören. Förändringar genomförs bäst genom tvärfunktionellt samarbete. Verksamheten måste med it på tåget.

5. Se helheten. Strategier, projekt och operativt arbete hänger ihop. Det hjälper inte att formulera ambitiösa strategier och sen lägga allt krut på systemstädprojekt.

6. Kroka arm med kunden. Utvecklingen händer och nya beteendemönster skapas vare sig vi är med eller inte. Bättre att vara med.

7. Låt resultaten styra. Det är oundvikligt att det kostar innan det smakar, så stirra dig inte blind på pengarna. Ekvationen kan ta en stund innan den går ihop.

8. Uppmuntra innovation. Prova, tänk om och gör nytt ifall det inte blir som det var tänkt från början.

9. Våga testa ny teknologi. Välj ut en avgränsad del och använd som pilot. Utöka vartefter.

10. Lita på att lagen följer. Även om det i dagsläget kan tyckas handla om att få ner runda klossar i fyrkantiga hål så är samhällets krafter starka och regelverken anpassningsbara. Regeringen är dessutom förespråkare för digitaliseringen.

Intervju med Katarina Von Goës

Svenskarna ligger i världstoppen när det görs mätningar av internetanvändandet. Vi är rekordsnabba på att anamma nyheter och anpassa oss till förändringar i omvärlden. På individnivå, vill säga. När det kommer till anpassningsförmågan hos myndigheter och kommuner tar superlativen slut.

– Det är inte viljan som saknas, utan förändringsutrymmet. De vi träffar och pratar med uttrycker en frustration över att man sitter fast i infrastrukturprojekt med enorma tekniska plattformar som slukar resurser och man vet inte vart man ska börja, berättar Katarina von Goës.

Katarina von Goës är digital strateg på Skatteverket, men för tillfället är hon utlånad till Finansdepartementet. På enheten för digital förvaltning jobbar hon åt civilminister Ardalan Shekarabi med uppdrag att öka takten i digitaliseringen hos Sveriges närmare 600 myndigheter, landsting och kommuner.

– Vårt uppdrag går mycket ut på att åka runt till offentliga verksamheter och prata om digitaliseringen. Förvånansvärt många kopplar ihop det med något som it-avdelningen håller på med och inte som en angelägenhet för hela verksamheten, kommenterar Katarina.

Att öka den digitala mognaden hos myndighetsledningar och snabba på utvecklingen i offentlig sektor är en ambition som drivs av regeringen. Medborgarnas förflyttning går fort och verksamheterna behöver hänga med, eller ännu hellre gå före.

– Myndigheternas it-avdelningar gör sitt bästa för att jobba snabbrörligt och utvecklar utifrån tydliga aktivitetsplaner. Det här arbetssättet gynnar digitaliseringen och borde genomsyra hela verksamheten – verksamheten måste sitta i förarsätet, menar Katarina.

Mätningar som genomförts av Ekonomistyrningsverket visar att genomsnittstiden för myndighetsprojekt är 944 dagar eller 31 månader. Under dessa dryga 2,5 åren hinner omvärlden förändras flera gånger om, medan projektet tuffar på mot den leverans som sattes upp från början.

– I utifrånperspektivet är det så tydligt att medborgarnas rörelser och myndigheternas inte är samstämmiga. Organisationsstruktur och resursbrister håller tillbaka förändringstakten. Man jobbar i avdelningsvisa stuprör och en stor del av budgeten går åt till förvaltning istället för utveckling, redogör Katarina.

Skatteverket är inget undantag. Av den totala digitaliseringsbudgeten om 2,2 miljarder – som omfattar plattformar, utskick och it-arbetsplats – är mer än 1,6 miljarder låst till förvaltning av befintliga system. Omkring 250 miljoner går förvisso till utveckling inom förvaltning, men en väldigt liten del går till digitalisering mot medborgare och företagare. Överskottet går i stora drag till att göra systemanpassningar utifrån regelkrav.

– För att komma vidare behöver mer investeringar göras på som ger stor effekt. Dessutom måste invanda mönster brytas för att möjliggöra tvärfunktionella samarbeten. Nyttan måste högre upp i prioriteringsdiskussionerna, uppmanar Katarina.

Enligt en rapport från Ekonomistyrningsverket från april 2017 har endast 35 procent av myndighets-Sverige en nyttoplan och nyttoansvarig för sina strategiska projekt. Här ligger Skatteverket, glädjande nog, bra till.

– Skatteverket var tidigt ute i digitaliseringsreformen och har kommit längre än många andra myndigheter. Det är jättebra med en automatiserad deklarationsprocess, men gränssnittet mot kunden börjar upplevas som gammaldags och verksamheten har så många fler ansvarsområden och kundmöten där vi inte möter medborgarnas behov, säger Katarina.

Den förändringshastighet som driver teknikvärlden kräver att myndigheterna blir mer snabbrörliga.

– Vi behöver hitta sätt att ständigt utvecklas i förvaltning och förbättra våra befintliga tjänster istället för att vänta för länge och tillsätta stora, kostsamma projekt. Här är polisens mobilitetsteam en bra förebild, där man lyckas lansera ny funktionalitet till fältet inom bara några timmar. Det är agilitet och flexibilitet som vi kan inspireras av, avslutar Katarina.

Katarina Von Goës intervjuades av Anette Karlsson.

Läs mer
Internetstiftelsen om internetvanor.
Ekonomistyrningsverket om nyttor.
Regeringsutredning om rättsliga förutsättningar för en digitalt samverkande förvaltning.

Utveckla Skatteverket
Utveckla Skatteverket

Logga in

eller